Secretária Geral da Governadoria 2011-2012
Lúcia Helena Zanella Lima
Atribuições do Clube
- ajudar o clube a funcionar eficazmente;
- ampliar e/ou manter estável seu quadro social;
- implementar projetos para sanar necessidades das comunidades locais;
- produzir líderes capazes de servir o Rotary além do âmbito do clube.
Responsabilidades da Secretaria
- Manter atualizada a lista de sócios;
- Registrar a presença dos sócios nas reuniões;
- informar a Governadoria até 15 dias após a última reunião de cada mês;
- Receber e expedir as correspondências do clube;
- Lavrar e arquivar as atas das reuniões do clube e do conselho diretor
- Enviar os relatórios do RI (atualização semestral do quadro de sócios, informações para o Official Directory, etc)
Ferramentas
- site da Governadoria: www.rotarydistrito4510.org.br
- e-mail do Secretário Distrital:
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- acesso ao portal do RI: www.rotary.org
- permitem aos rotarianos conduzir atividades rotárias a qualquer momento, em qualquer lugar onde se possa usar internet.
Estatutos e Regimento Interno do Clube
- familiarizar-se com o estatuto e o regimento interno;
- atualizar essas normas, a fim de compatibiliza-las com o novo Código Civil Brasileiro;
- implicações jurídicas: de clubes de serviço p/ associações civis sem fins lucrativos; averbação de atas p/ abertura de contas; constituição de patrimônio; criação de Conselhos Fiscais, exigibilidade de prestação de contas, etc
Reuniões Semanais
- Organizar a pauta da reunião;
- Registrar a presença dos sócios e visitantes;
- Ajudar nas providências relativas ao recebimento de convidados e palestrantes;
- Fornecer aos rotarianos visitantes a recuperação de freqüência.
Início de Mandato
- reunir-se com o Presidente para conversar sobre o funcionamento do Clube, estabelecendo metas e procedimentos;
- procurar o antecessor e se inteirar dos documentos e arquivos do clube, onde devem ser registradas todas as atividades do clube, cadastro de sócios, estatutos e regimento interno, etc.
Relatórios
- Relatório Semestral de atualização do quadro de sócios (Rotary International);
- Relatório Mensal de freqüência (Governadoria Distrital);
- Alterações no quadro social (Rotary International e Governadoria Distrital);
- Composição da nova Diretoria (Official Directory).
Relatório Mensal de Freqüência
- informar até 15 dias após a última reunião de cada mês (através da Área Restrita):
- Número de reuniões no mês;
- Número de sócios (exceto honorários);
- Número de sócios honorários;
- Admissões e baixas no mês;
- Percentual mensal de freqüência.
Eleição dos Dirigentes
- devem ocorrer, no máximo de 2 anos e no mínimo 18 meses antes da data da posse ;
- devem ocorrer, o mais tardar, até o dia 31 de dezembro;
- posse deve ocorrer até o dia 1º de julho do ano imediatamente seguinte à eleição.
